Как да четем финансовите отчети: Отчет за приходите и разходите

След като преди време изяснихме какво представлява брутната печалба и защо тя е ключов параметър за здравословното състояние на бизнеса, днес ще надникнем по-дълбоко в Отчета за приходите и разходите - документът, който най-директно ни показва дали фирмата е в състояние да създава пари. 

Много собственици на малък и среден бизнес, както и голяма част от мениджърите във функционалните звена на фирмата, се сблъскват с Отчета за приходите и разходите (ОПР) веднъж годишно - при счетоводното приключване. Непознаването на материята, както и широко разпространеното мнение "Нали плащам на счетоводителя, той да се оправя" лишават тези предприемачи и техния екип от ясен и точен поглед върху два ключови въпроса: кога се случват продажбите и как се генерират разходите. 

Всъщност, ОПР е една от най-ценните обобщени справки за това колко печели или губи фирмата през годината (или на месечна база, ако е възприета практиката документа да се генерира по-често). Това става като от приходите се изваждат себестойността и разходите, а нетният финансов резултат е печалба или загуба. ОПР не отговаря на въпроса кога ще има пари в касата (това е работа на Отчета за паричните потоци), но показва ясно колко печеливш е бизнеса - и именно затова всеки инвеститор или финансова институция се интересува от него.

Как изглежда ОПР и какво ни казват отделните редове в него?

Ако счетоводството не ви е в кръвта, не се мъчете със стандартната двустранна форма на ОПР, която придружава Годишния счетоводен отчет. Помолете вашия счетоводител да ви изготви ОПР в едностранна форма, или разгледайте един от формулярите, които ще откриете с помощта Google в интернет. Така по-лесно ще схванете логиката на отчета и практическата страна на съдържащата се там информация.

И така, ОПР по същество започва с една сума (вашия приход), от която се вадят един след друг поредица от разходи. Ако приходите превишават разходите, е налице печалба. В обратната ситуация, финансовият резултат е отрицателен, или загуба. В най-изчистено състояние, формата на ОПР е следната:

   Оборот (приходи от продажби): включва всички доходи, създадени от бизнеса 

- Себестойност на продадената продукция/ стоки: всички разходи, направени във връзка с производството и продажбата

------------------------------------------------------------------------------

   Брутна печалба: детайлно сме обяснили за нея тук

----------------------------------------------------------------

    - Оперативни разходи: всички разходи, свързани с функционирането на бизнеса, като комунални услуги, заплати и осигуровки, командировки, оперативен лизинг, канцеларски материали, комуникационни услуги, и т.н.

   -----------------------------------------------------------------------------

   Печалба преди амортизации, лихви и данъци : позната и под името EBITDA, нетната печалба показва дълговете и капиталовите възможности на бизнеса. С една дума, дали това, което правите, носи пари и колко

  ------------------------------------------------------------------------------

  - Амортизации: ако активите, които амортизирате, са закупени в предходна година, тук начислявате разход, който реално не сте извършили в разглеждания период. Ето защо той се намира под чертата и не влияе върху нетната печалба, а само върху данъка, който бихте платили

  -----------------------------------------------------------------------------

 Печалба преди лихви и данъци (EBIT): вашата оперативна печалба - показва възможността на бизнеса да изплаща задълженията си 

 ------------------------------------------------------------------------------

 - Финансови разходи: обикновено тук най-голяма тежест имат лихвите по кратко- и средносрочните заеми. Влизат и всички такси,  например банковите разходи. 

Ако в хода на годината сте извършили и някакви извънредни, несвързани с основната дейност на  фирмата разходи (например, продали сте някакви активи, които вече не ползвате), те влизат на отделен ред под финансовите разходи.

 ------------------------------------------------------------------------------

 Нетен приход (счетоводна печалба/ загуба):  сумата, която ще бъде обложена с данък печалба

 ------------------------------------------------------------------------------

 - Данък печалба

 ------------------------------------------------------------------------------                   

 Печалба/ загуба

Въпреки, че ОПР е универсален документ, има съществени разлики в изчисляването на някои от показателите:

При търговец на едро или дребно, себестойността на стоките се равнява на стойността на наличностите в началото на счетоводния период (годината, месеца) плюс покупките на нови стоки (с включените в тяхната стойност транспорт, мита) минус наличностите в края на периода. Така към 31.12. общата сума, показана на този ред, представлява общата себестойност на продадените стоки.

При производителите на храни, принципът е същият, но подходът е различен, защото по време на производството стоковите наличности преминават през три фази: суровини, полуфабрикати, готова продукция. Макар това да усложнява изчисляването на себестойността на продадените стоки, логиката зад процеса и резултата, са идентични.

Характерно за производителите, които реализират продукцията си чрез веригите от търговци на дребно, е появата на съществен разход, свързан с реализацията, под чертата на брутната печалба. Наред с административните и общофирмените разходи, там обикновено се намират т.нар. маркетингови и рекламни разходи.  Когато супермаркетите станат основен канал за дистрибуция, към фиксираните разходи се добавят множество суми, генерирани от производителя под формата от отстъпки по договорите с ритейлъра. Ако размера на тези различни отстъпки не бъде преценен и планиран правилно във времето, може да се окаже, че избора на този канал за реализация е непечеливш за фирмата. Всичко е въпрос на информираност и преценка.

Какво друго може да ни подскаже ОПР?

Много неща, например:

1. Ако сравните ОПР от няколко последователни  години, можете ясно да проследите тенденциите в своята оперативна дейност. На тази база, можете да планиране своите стратегии по отношение на продажбите, наличностите, фиксираните разходи.  Най-прост пример: Ако в течение на годината цените на основните суровини се покачват, а нямате възможност да въвеждате корекции в цените на своите продукти със същия размер и темп, най-вероятно в края на годината брутната печалба ще бъде по-малка от желаната/ планираната. Вместо да чакате неприятна изненада в края на декември, започнете навреме да планирате корективни действия: въвеждане на нов, по-рентабилен продукт, оптимизация на складовите наличности или намаление на фиксираните разходи чрез по-ефективни операции.
2. Дали вашия бизнес е интересен: ако, примерно, EBITDA като процент е близка или по-ниска от лихвите по депозитите в банките, може би вашите усилия като предприемач не са много успешни. Това може да е временна ситуация, в началото на едно ново предприятие, при рязко влошаване на икономическата среда, или слаб сезон. Но ако тенденцията е трайна, трябва сериозно да обмислите дали да останете в тази индустрия, дали пазарната ви стратегия е добра, или страдате от хронична липса на ефективност на операциите. Да го кажем направо, ако не можете да се справите с тези предизвикателства, по-добре сложете парите си в банка (и прочетете малко по темата "риск и възвращаемост").
3. В нормалните икономики, в които сивият сектор е пренебрежително малък, можете да извадите данни за ОПР на своите конкуренти, доставчици и клиенти и да разберете доста неща за качеството на техния мениджмънт и финансовото им здраве. За съжаление, у нас част от фирмите предпочитат да спестят от данъци и представят нереални отчети с минимални печалби - така сами попадат в своя капан, когато им бъде отказан банков кредит, застраховка на оборота или кредитна линия.  Запомнете: финансовите институции работят с информация от вашите официални финансови отчети и ако вие им покажете снимката на един ненадежден и нерентабилен бизнес, няма как да спечелите тяхното доверие. И още нещо, живеем във времена, когато информацията е достъпна глобално, така че един заинтересован партньор - пък бил той и в Германия - може да ви проучи лесно и бързо... но само на базата на данните, които сте декларирали. Вашите отчети са вашето лице пред контрагентите и партньорите, с които искате или правите бизнес.
4. Можете да проверите къде се намирате спрямо типичните показатели за вашата индустрия, или както е модерно да се казва, да направите benchmarking спрямо най-добрите в бранша. Винаги е полезно да хвърлиш едно око на лидерите 
5. Можете да извадите някои полезни показатели за дейността,  да набележете цели за подобряване на представянето или дори да заложите критерии за оценка на своя екип.  

        Ето защо, особено ако сте в началото на своята дейност, или сте предприели мерки за подобряване на продажбите или намаляване на разходите, е добре да изисквате от своя счетоводител изготвянето на ОПР за мениджърските нужди на по-кратък период. Само така можете да разберете дали се движите във вярната посока, или само имате усещането, че правите каквото е нужно. 

Ако искате тази статия наистина да ви помогне да управлявате по-успешно своя бизнес, изискайте още днес ОПР с данни от началото на годината до последния приключен месец от своя счетоводител, и започнете да разглеждате цифрите. Ако не знаете откъде да започнете, или имате нужда от помощ в тълкуването на информацията, ме потърсете на sotirova@hranite.net. 

Елица Сотирова, www.hranite.net